集团电话系统中集团电话交换机起着致关重要的一部分，集团电话交换机是一种特殊用途的交换设备。一般由外线与分机构成。它有若干电话共用一条外线，适用于中、小型企业，也可用于住宅和秘书电话。集团电话交换机一般不需要专职的话务员和维护人员。当外线呼入时，可由任一部电话应答，并可以转给所需的被叫。它具有的功能一般有：会议电话、缩位拨号、热线服务、群呼、遇忙回叫、呼叫转移、呼出限制、呼叫等待、停电自动转移等功能。是现代化办公中常用的通讯管理手段,使电话管理者可集团性管理外线来电与内线呼出。 集团电话外线指接入集团电话中的外线总数;分机是您为员工所安排的的电话数量。将公司的几条市话进线接入集团电话交换机的进线端，通过扩展模块将线路扩展成多条内部线路来连接公司各部门的每个员工的电话。通过在集团系统内安装电脑语音话务员来实现电脑值班，客户拨打公司电话号码之后在语音模块的语音提示下再拨打各部门的分机号就可以和各个部门的员工通话。